Việc xác định và kê khai chính xác “Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi” không chỉ là yêu cầu minh bạch hóa hồ sơ doanh nghiệp mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc.

CẢNH BÁO MỚI NHẤT:

Theo công văn chỉ đạo khẩn từ Cục Phát triển doanh nghiệp tư nhân và kinh tế tập thể (Bộ Tài chính), hiện có gần 43.000 doanh nghiệp (thành lập hoặc thay đổi đăng ký từ ngày 1/7/2025) chưa có thông tin kê khai. Các địa phương đang tiến hành rà soát gắt gao, trong đó TP. Hồ Chí Minh đứng đầu với 9.371 doanh nghiệp lọt vào danh sách ưu tiên kiểm tra. Các doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thành việc kê khai này trước ngày 31/10/2026. (Link xem bài viết)

Theo quy định, hành vi chậm trễ hoặc không lưu giữ danh sách này có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với mức phạt hành chính nặng nề từ 70.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng.

Để đảm bảo tính tuân thủ và tránh lọt vào tầm ngắm thanh tra, dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp các doanh nghiệp tự rà soát và cập nhật thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

I. Xác Định Đúng Đối Tượng Cần Kê Khai

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Nghị định 296/2026/NĐ-CP, chủ sở hữu hưởng lợi được xác định theo thứ tự ưu tiên sau:

1. Tiêu chí sở hữu: Cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu từ 25% vốn điều lệ (hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết) trở lên. (Lưu ý: Đối với công ty hợp danh, tất cả thành viên hợp danh đều thuộc danh sách này, không phụ thuộc tỷ lệ góp vốn).

2. Tiêu chí quyền chi phối: Nếu không xác định được theo tiêu chí 1, đối tượng kê khai là cá nhân có quyền thực tế chi phối doanh nghiệp (quyền bổ nhiệm/miễn nhiệm lãnh đạo, quyết định chính sách tài chính, đầu tư, sửa đổi điều lệ).

3. Tiêu chí người quản lý cao nhất: Trong trường hợp không thỏa mãn cả hai tiêu chí trên, doanh nghiệp kê khai một cá nhân là người quản lý có quyền hạn lớn nhất hành động thay mặt doanh nghiệp.(Lưu ý: Chủ sở hữu hưởng lợi không bao gồm cá nhân đại diện cho phần vốn Nhà nước trong doanh nghiệp).

II. Quy Trình 5 Bước Kiểm Tra & Cập Nhật Trên Hệ Thống

Đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động tại TP. HCM (ví dụ như danh sách tham chiếu DS_Ho_Chi_Minh.xlsx) và Hà Nội, việc chủ động kiểm tra tình trạng kê khai theo quy trình sau là cực kỳ cấp thiết:

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkyquamang) và đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp hoặc chữ ký số.

• Bước 2: Chọn nghiệp vụ thay đổi Lựa chọn mục “Đăng ký thay đổi nội dung kinh doanh” để bắt đầu quy trình.

• Bước 3: Nhập thông tin định danh Nhập chính xác Mã số thuế (MST) của doanh nghiệp cần rà soát.

• Bước 4: Truy xuất khối dữ liệu Trong giao diện thiết lập hồ sơ, tìm đến trường khối dữ liệu mang tên “Thông tin danh sách chủ sở hữu hưởng lợi”.

• Bước 5: Đánh giá tình trạng và phương án xử lý

  • Trường hợp 1 – Danh sách trống (Chưa cập nhật): Doanh nghiệp cần tiến hành làm thủ tục bổ sung danh sách NGAY LẬP TỨC. Hồ sơ yêu cầu điền đầy đủ thông tin theo mẫu mới nhất (Mẫu số 10 ban hành kèm Thông tư 121/2026/TT-BTC), đính kèm các tài liệu chứng minh và thực hiện ký số nộp trực tuyến.

  • Trường hợp 2 – Đã có dữ liệu hệ thống: Tiến hành đối chiếu thông tin hiện có trên cổng đăng ký với hồ sơ pháp lý thực tế (kiểm tra kỹ Tỷ lệ góp vốn, Địa chỉ, Số CCCD/Hộ chiếu,…).

    • Nếu có sự sai lệch: Thực hiện ngay thủ tục thông báo thay đổi, cập nhật lại thông tin chuẩn xác.

    • Nếu đã trùng khớp: Hồ sơ doanh nghiệp đã hợp lệ.

Lưu ý: Hạn chót đang đến rất gần. Việc rà soát và cập nhật dữ liệu ngay hôm nay là bước đi bảo vệ an toàn pháp lý cho chính doanh nghiệp của bạn.

Link xem danh sách các công ty thuộc trường hợp chưa đăng ký chủ sở hữu hưởng lợi

Connect with VILAWCO

For further advice and assistance, please contact:

VINALAW CONSULTANCY COMPANY LIMITED: VILAWCO – Vững pháp lý, trọn niềm tin

• 24/7 Hotline: 0876 079 899
• Email: info-atty@vilawco.com
• Website: https://vilawco.com/
• Head Office: 115 Street No. 1, Binh Tri Dong Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam
• Representative Office: 479/22 Phan Van Tri Street, An Nhon Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam